Les organisations peuvent se servir de 13 pratiques exemplaires et lignes directrices recommandées, conformes à la Convention de Lisbonne sur la reconnaissance et aux pratiques exemplaires internationales, afin de mettre en place une procédure de rechange pour l'évaluation des qualifications lorsque l'accès à des documents vérifiables n'est pas possible.
Vous pouvez consulter la feuille de travail pratique mise au point pour aider les organisations qui songent à élaborer de nouvelles politiques ou à améliorer celles déjà en place. Elle accompagne les 13 pratiques exemplaires et lignes directrices recommandées.
Au besoin, une distinction est établie entre les services d'évaluation (tels les membres de l'Alliance canadienne des services d'évaluation de diplômes) qui produisent des rapports d'évaluation à l'intention des organismes de reconnaissance et des organismes de reconnaissance (tels les établissements d'enseignement postsecondaire, les organismes de réglementation professionnelle et les employeurs), à qui il incombe, en définitive, de reconnaître ou non les qualifications.
1 – Gouvernance
Les services d'évaluation et les organismes de reconnaissance devraient se doter de politiques et de procédures régissant leur évaluation de rechange. Ces politiques devraient :
- porter sur l'information au sujet de l'admissibilité, des procédures pour le personnel et les personnes candidates, des résultats possibles et des procédures d'appel;
- définir les responsabilités organisationnelles dans :
- l'approbation des demandes à une procédure d'évaluation de rechange;
- la gestion de la procédure d'évaluation de rechange;
- l'approbation de chaque cas;
- l'évaluation, le réexamen et la modification des politiques et des procédures.
Les organisations devraient aussi prévoir des conditions favorables pour mettre en œuvre des politiques et procédures destinées à l'affectation de ressources en interne.
2 – Sensibilisation
Les personnes réfugiées et assimilées aux réfugiés font face à des défis auxquels sont confrontés tous les nouveaux arrivants et arrivantes, mais elles peuvent aussi être aux prises avec des difficultés découlant des expériences qu'elles ont vécues et aux conditions qui les ont forcées à fuir. Certaines ont été témoin d'un grave échec de la part de l'humanité ainsi que des établissements et des autorités, qui n'ont pas su les traiter avec équité. Les organisations devraient offrir à leur personnel une formation adéquate pour le sensibiliser et lui transmettre le savoir faire culturel qui lui permettra d'élaborer et de mettre en œuvre des politiques et des procédures appropriées.
3 – Admissibilité
Toutes les personnes candidates qui n'ont pas accès à des documents vérifiables confirmant leurs qualifications – pour des raisons valables indépendantes de leur volonté – devraient être admissibles à une procédure d'évaluation de rechange de leurs qualifications. Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une personne ne peut avoir accès à des documents vérifiables, tel son statut de personne réfugiée, mais aussi la fermeture des établissements qu'elle a fréquentés et les catastrophes environnementales. Pour chaque demande, les organisations devraient documenter les raisons du recours à une procédure d'évaluation de rechange.
4 – Exigences minimales en matière de documents
Les personnes réfugiées et assimilées aux réfugiés ont parfois accès à certaines preuves d'une partie de leurs études ou de leurs qualifications. À ce titre, de nombreuses organisations qui ont adopté une procédure de rechange exigent au moins un document, en plus d'une déclaration sous serment par la personne candidate. Il s'agit par exemple :
- d'un relevé de notes produit par l'étudiante ou l'étudiant ou d'une copie de son diplôme ou certificat;
- d'une liste publique des diplômées et diplômés ou d'une autre preuve que la personne a suivi et terminé le programme d'études;
- d'une preuve d'admission aux examens nationaux;
- d'attestations du statut professionnel en règle;
- d'un permis d'exercice délivré dans un autre pays.
Aux organismes de reconnaissance, particulièrement les établissements d'enseignement postsecondaire et les organismes de réglementation professionnelle, il est recommandé que leurs politiques précisent qui ou quel organe (registraire, conseil, comité de direction, comité d'appel, etc.) a le pouvoir de renoncer à appliquer cette exigence dans des circonstances atténuantes.
5 – Exigences en matière de traduction
Si l'organisation est en mesure d'accepter et d'examiner les documents dans leur langue d'origine, elle peut renoncer à appliquer les exigences en matière de traduction.
6 – Recours à des documents d'information sur les acquis et à des déclarations sous serment
Les documents d'information sur les acquis et les déclarations sous serment doivent contenir, au minimum, les renseignements nécessaires à l'évaluation ou à la reconnaissance des qualifications ou des études partielles. Ces renseignements sont, par exemple :
- le nom ainsi que le lieu et la date de naissance;
- les raisons pour lesquelles la personne candidate ne peut se soumettre à la procédure « régulière »;
- une description des démarches entreprises pour obtenir les documents;
- le nom de l'établissement fréquenté ou du programme suivi et les dates;
- le nom du diplôme d'études obtenu et la date de sa délivrance;
- le titre, le niveau scolaire, le nombre d'heures de cours (crédits) ou autre renseignement habituellement inscrit sur un relevé de notes;
- d'autres renseignements (telle une attestation du statut professionnel en règle, particulièrement lorsqu'un diplôme est exigé pour l'exercice d'une profession dans le pays de délivrance).
Un document d'information sur les acquis ou une déclaration sous serment par la personne candidate sont exigés dans la plupart des cas, et ils peuvent être corroborés par les déclarations sous serment par :
- une autre personne qui a terminé le même programme d'études en même temps;
- les instructrices et instructeurs ou les professeures et professeurs qui ont enseigné à la personne candidate;
- d'anciens employeurs;
- des personnes autres que des membres de la famille.
7 – Utilisation d'évaluations des compétences
Dans la mesure du possible, faute de documents répondant aux exigences standards, les organismes de reconnaissance devraient s'appliquer à offrir aux personnes candidates admissibles l'accès à une évaluation de leurs compétences. Cette évaluation peut être, par exemple :
- de façon générale, une entrevue menée avec des spécialistes du domaine pour éclairer leurs décisions quant à la reconnaissance;
- dans le cas d'une profession ou d'un métier réglementé, une évaluation des compétences déjà en place, tel un examen théorique ou pratique imposé à toutes les personnes qui demandent l'autorisation d'exercer ou une évaluation des compétences menée après un stage ou toute autre expérience pratique en milieu de travail;
- dans un établissement d'enseignement, un examen final ou l'évaluation d'un portfolio;
- dans le contexte d'un emploi, une évaluation ou un test mis au point par l'employeur pour déterminer si les personnes candidates possèdent les compétences requises.
8 – Recours à l'évaluation et à la reconnaissance des acquis (ERA)
Dans la mesure du possible, faute de documents répondant aux exigences standards, les organismes de reconnaissance devraient :
- s'appliquer à utiliser un vaste éventail de stratégies d'évaluation pour reconnaître les acquis de la personne candidate;
- évaluer ce que la personne candidate sait et peut faire et déterminer si elle possède les compétences nécessaires pour :
- être admise dans un établissement d'enseignement;
- obtenir l'autorisation d'exercer une profession réglementée;
- obtenir un emploi dans une profession non réglementée.
Ainsi, l'évaluation des qualifications officielles s'inscrit dans une procédure plus large d'ERA, et certaines procédures d'ERA peuvent également servir à déterminer si une personne candidate a terminé avec succès ou a suivi en partie un programme d'études formelles.
9 – Échange de documents
Pour aider une personne candidate à obtenir un emploi ou à poursuivre ses études, les services d'évaluation et les organismes de reconnaissance devraient, dans la mesure du possible et uniquement si la personne candidate les autorise, échanger entre eux les documents qui ont éclairé leur évaluation.
Ces documents sont, par exemple :
- des relevés de notes;
- des copies de diplômes ou certificats;
- des listes de diplômées et diplômés;
- des cartes d'étudiantes et étudiants;
- de la correspondance avec l'établissement qui a délivré le diplôme;
- des attestations du statut professionnel en règle;
- des permis d'exercice d'autres pays;
- des déclarations sous serment et des documents d'information sur les acquis;
- des traductions de l'un ou l'autre des documents précédents.
10 – Communications avec les établissements
Dans certains cas, bien que la personne candidate ne puisse obtenir les documents auprès d'un établissement, une organisation située au Canada est, elle, en mesure de le faire. Cependant, étant donné le tort qui pourrait être causé à une personne qui demande refuge au Canada ou aux membres de sa famille laissés derrière, il est impératif que les organisations au Canada obtiennent toujours le consentement écrit explicite de la personne candidate avant d'établir toute communication avec les établissements du ou des pays qu'elle a fuis.
11 – Transparence et communications publiques
Les services d'évaluation et les organismes de reconnaissance devraient donner de l'information sur les procédures d'évaluation de rechange qu'ils offrent. Ils devraient également, au minimum, fournir de l'information sur les premières étapes à suivre pour amorcer la procédure (par exemple, remplir un formulaire de demande initial qui détermine l'admissibilité, ou communiquer avec le service d'information ou la personne responsable de la gestion de la procédure).
Aux organismes de reconnaissance, si les ressources le permettent, il est recommandé de discuter avec les personnes candidates par téléconférence, vidéoconférence ou en personne pour :
- leur décrire la procédure;
- déterminer quels documents elles sont en mesure de fournir.
12 – Transparence du rapport d'évaluation
Les services d'évaluation qui produisent un rapport pour d'autres organismes de reconnaissance devraient y préciser les bases sur lesquelles se fonde leur évaluation (par exemple, préciser quels documents ou déclarations sous serment ont été présentés).
13 – Frais
Dans la mesure du possible, les frais de la procédure de rechange pour l'évaluation des qualifications devraient être annulés, ou du moins réduits, pour les personnes déplacées, réfugiées ou assimilées aux réfugiés s'il y a une preuve manifeste que ces frais constituent un obstacle de nature financière. Par exemple, ces frais peuvent aussi être reliés à la procédure liée aux exigences en matière de traduction.
Obtenez plus d'information sur l'initiative pour l'évaluation des qualifications des personnes réfugiées, y compris les différentes approches, et consultez les sources primaires et secondaires supplémentaires.