Les documents (physiques ou numériques) présentés par la candidate ou le candidat sont traités selon les politiques et procédures internes, et sont évalués en fonction des exigences de votre organisme en matière de documents.
- Créer le dossier de la candidate ou du candidat, ou traiter et mettre à jour le dossier de la candidate ou du candidat soumis par l’entremise de la plateforme de demande de votre organisme, à l’aide :
- d’un processus papier; et/ou
- d’un processus numérique.
- Conserver et traiter tous les documents reçus, y compris les documents numériques et les copies numérisées des documents physiques (le cas échéant), selon la politique de votre organisme en matière de gestion des dossiers et des renseignements, et selon toute loi applicable relative à la protection des renseignements personnels et de la vie privée.
- Comparer le dossier de demande reçu avec les exigences de votre organisme en matière de documents :
- vérifier, au moyen d’un examen rapide initial, que le format, la qualité et le mode de soumission des documents présentés sont acceptables;
- déterminer si des documents sont manquants et si une raison a été fournie pour expliquer les lacunes du dossier de demande (le cas échéant).
- Confirmer, après vérification d’une pièce d’identité acceptable comme une pièce d’identité émise par un gouvernement et une preuve officielle de changement de nom (le cas échéant), l’information démographique essentielle de la candidate ou du candidat, notamment :
- le nom;
- la date de naissance;
- le pays de naissance;
- l’adresse.
- Comparer les documents présentés avec les renseignements contenus dans le dossier de la candidate ou du candidat pour relever des incohérences, comme :
- un changement de nom;
- des documents manquants.
- Consigner toute nouvelle information susceptible d’entraîner une mise à jour des exigences de votre organisme en matière de documents.
- Mettre à jour le statut de la demande et informer la candidate ou le candidat que le dossier de demande a été reçu.
Au cours du processus, maintenir et mettre à jour l’information de votre organisme à l’intention des candidates et candidats pour :
- fournir des renseignements clairs, à jour, publiquement accessibles et inclusifs concernant le processus d’évaluation, notamment :
- les types d’évaluations et les frais de demande;
- une liste de documents requis;
- les modes de soumission de documents acceptables;
- le temps requis pour traiter une demande;
- le processus d’appel;
- personnaliser les renseignements selon le pays de délivrance et/ou le type d’évaluation (le cas échéant), notamment :
- les noms des diplômes d’études, actuels et historiques, couramment utilisés dans les pays de délivrance;
- les exigences particulières pour certains pays, établissements d’enseignement ou programmes;
- les documents requis pour certains types d’évaluations, mais pas pour d’autres;
- répondre aux demandes de renseignements sur le processus de demande;
- examiner, en vue d’une éventuelle acceptation, les nouveaux formats des documents d’études et les nouveaux modes de soumission ou de transmission (p. ex., en raison des avancées technologiques), notamment :
- les documents numérisés ou les données numériques, envoyés à partir de comptes de courriel officiels vérifiés ou communiqués au moyen de canaux de transmission fiables et sécurisés;
- les portefeuilles numériques de diplômes;
- les services autorisés et fiables de délivrance de documents autres que les établissements d’enseignement;
- les plateformes fiables d’échange et de vérification de documents.